总则

1.为规范上海东海职业技术学院（以下简称“东海学院”）经费支出行为，加强经费管理，提高资金使用效率，保障学校事业发展，依据《上海市民办高校财务管理办法》和《民间非营利组织会计制度》等相关制度规定，结合本校实际情况，制订本办法。

2.本办法所称资金是指学校安排的校内预算资金和各二级单位取得的预算外资金。

（一）校内预算资金是指学校依据事业发展需要，在年度预算范围内安排的各项学校资金。

（二）预算外资金是指学校及各二级单位在学校政策限定范围内通过教育培训、技术咨询等社会服务取得的各项计划外资金。

3.本办法适用于校内预算资金和预算外资金的使用管理。学校及二级单位通过财政渠道获得的各类专项资金，依据《上海市财政专项资金使用管理办法》执行。

预算管理

4.学校实行预算管理制度，全校的经费使用纳入预算管理体系。年度经费预算的制订由校长牵头主持；各分管领导协助编制分管部门（领域）范围内的分项预算；财务处长负责汇总、统筹、细化。

5.学校预算经费项目由财务处依据资金管理需要确定。经费项目包括日常经费和重大专项经费；因继教学院的特殊性，继教学院资金预算另列制定。

6.日常经费预算包括九大项目，分别为：人员经费；教学经费；学生经费；行政公用经费；招生就业经费；党务和工会经费；设备购置保障经费；董事会经费；校长经费。各部门在编制年度预算时必须纳入上述预算项目范围，项目外资金一律不纳入学校预算。重大专项经费项目依据学校实际需要和年度变化情况确定。

7.年度经费预算一般在前一年11月制订，经学校校长办公会议讨论，年底前经董事会批准后，于次年一月份起纳入预算资金使用管理。年度终了对学校预算资金执行情况进行分析总结，并作为下一年度预算制订的重要依据。

8.各部门应保证预算管理的严肃性，学校预算一经确定，一般不予调整。因学校政策、方案有重大变化或不可预见原因需要调整资金预算的，必须由经费使用部门提出书面申请，经财务处组织核实，经校长办公会议讨论，报董事会批准后，由财务处调整预算经费额度。

资金使用管理

9.学校实行“集中管理、分级审批、预算控制、统一支出”的资金使用管理原则。校内各类资金由财务处集中统一管理；根据资金使用性质和额度划分审批权限；严禁私设帐外小金库。

10.资金使用的审批按照分管领域由校长统一授权。授权审批标准经校长办公会议批准后可作相应调整。

11.下列事项的资金使用必须订立书面合同，并作为资金支付的依据之一。

（一）基本建设、对外投资、建筑物改造与修缮；

（二）设备、物资等货物类采购、维护保养和租赁；

（三）后保服务、环境保护和绿化管理等服务；

（四）软件系统购置、开发和维护、技术支持服务；

（五）其他需要订立书面合同的事项。

涉及到招投标和须订立书面协议或合同的事项，按学校相关制度规定履行相应程序后办理费用报销，参照《上海东海职业技术学院合同管理办法》（东字 [2020]82 号文件）执行。货物、服务或工程类采购项目，参照《上海东海职业技术学院采购管理办法》（东字[2021]84 号文件）执行。基建、修缮工程项目，参照《上海东海职业技术学院基建修缮项目招投标管理办法》（东字[2018]12 号文件）执行。

12.办公用品和低值易耗品的采购、一次性的交易和服务，单项金额在1万元以上的资金支出，一般应订立书面合同；小额零星的采购、交易和服务等相关的资金支出，可不以书面合同为依据。

13.学校建立财务专员制度。校内各部门确定一至二名固定的财务专员，负责本部门的经费使用报销；定期参加学校财务培训；辅助财务处贯彻学校财务制度。项目负责人的项目经费支出和职工个人经费支出由本人到财务处办理。

14.财务处制定月度资金用款计划。为了提高工作效率，财务处对零星小额的资金支出，一般在三天内完成凭证审核、费用报销手续和资金划转。对于单笔金额在20万元以上的支出，由财务处依据月度资金用款计划合理安排资金划转。

15.资金使用报销必须以合法、完整、真实的原始凭证为依据。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证。

（一）外来原始凭证是指资金使用部门从学校以外取得的能够证明资金实际使用和支出情况的原始证明。包括由税务机关统一监制的各类发票和由财政部门统一监制的事业收款收据。

（二）自制原始凭证是指资金使用部门为了证明资金使用情况、完善支付手续而自行设计和填制的原始证明。在这里主要是指工资、津贴和各类劳务费用发放明细清单、差旅费报销单、物资领用单和自制的资产入账凭证。

16.凡办理学校资金支付，必须由资金使用部门或个人填制学校统一规定的“资金使用单”；明确资金使用部门、所属项目名称和经费编号；确定经费支出性质；列示资金支付具体内容和金额；办理相关审批手续。

附则

17.各资金支出的归口管理部门负责人为资金支出的直接责任人，对本部门发生的各项经济事项的真实性、合法性负监督与管理责任。

18.学校财务处对全校各项资金支出实施财务监督，对各部门的预算执行、贯彻财务制度情况负监督责任，并依法接受主管部门、审计部门和学校董事会的监督。

19.本《资金使用管理办法》的解释权归学校财务处。并依据学校情况适时修订。

20.本《资金使用管理办法》经校长办公会议讨论通过，自发布之日起施行。